Como criar uma cultura de trabalho com reuniões inteligentes

Imagine um contexto em que os colaboradores participem de várias reuniões por mês: muitos deles consideram este um tempo perdido. Em contrapartida, o líder ou gestor pode visualizar esses momentos como uma oportunidade para gerar mais união entre a equipe, além de boas soluções de brainstorming. Mas, na verdade, o que acontece é um alto desperdício de dinheiro a cada ano.

É comum que gestores ou gerentes façam reuniões permanentes para atualizações de statuse criar mais vínculos de equipe. E é ainda mais comum que as pessoas adiem conversas pouco construtivas ou um tanto inconvenientes com aquela sugestão: “Vamos marcar uma reunião para falar sobre isso na próxima semana?” ou então “Por que não marcamos uma reunião para descobrir os próximos passos?”

Enquanto as intenções são nobres, seus resultados podem causar estragos silenciosos.

O dinheiro poderia ser mais bem aplicado, por exemplo, em campanhas e ações promocionais de produtos e serviços da empresa. Ao invés disso, é usado em reuniões que drenam a energia dos funcionários, fomentam ideias ruins e reduzem os ânimos — fatores bastante prejudiciais para um negócio. Mas então, como criar uma cultura de trabalhocom reuniões inteligentes? É o que este post vai mostrar. Leia e descubra!

Declare guerra às reuniões!

É preciso evitar ao máximo as reuniões. Mas esta postura não significa que deva exterminá-las de vez do seu cotidiano de trabalho. De fato, elas são uma forma necessária de comunicação para garantir o alinhamento da equipe, desde que sejam realizadas corretamente.

No entanto, como é difícil que isso aconteça, os participantes não encaram as reuniões com o compromisso necessário. Ainda mais diante de tantas tarefas que ficam em espera enquanto uma reunião acontece.

A proposta, então, é delimitar um número de reuniões periódicas. Assim, a equipe começa a tratar esse evento comoum tempo necessário a ser gasto, e seus esforços serão otimizados. As reuniões desnecessárias ou em excesso não serão mais agendadas, e os resultados serão melhores de modo geral.

O primeiro passo para declarar guerra é avaliar onde sua empresa está atualmente no que diz respeito às reuniões. A quantas delas você precisa frequentar? De que tópicos elas costumam tratar? Avalie esses dois casos:

1. As reuniões regularmente agendadas

Elas são definidas para o mesmo horário e local em cada semana, mês ou trimestre. Elas criam hábitos, mantém os mesmos participantes e finalidades e apresentam como objetivo evitar a necessidade de marcar uma segunda bateria de reuniões.

2. As reuniões ad hoc

Essas são reuniões imprevisíveis, e quase sempre levam à falta de ação. Esses eventos devem ser evitados, sempre que possível.

Lembre-se da cultura de sua empresa

Se você está acostumado a participar desses dois tipos de reuniões, não se preocupe. Elas são mesmo corriqueiras na maioria das organizações. Na verdade, deveriam estar destinadas para que os colaboradores de um grupo compartilhassem ideias, aprimorassem aptidões e talentos, bem como construíssem alinhamentos. Ao mesmo tempo, algumas empresas descartam esse tipo de interação e afunilam suas reuniões para um padrão unicamente corporativo, porque seus gestores acham que, do contrário, seria perda tempo. Os processos são mais engessados, em que executivos seniores tomam decisões e seus gerentes colocam a execução em prática mais tarde.

As metas, se não forem cumpridas, pedem a revisão de trabalho ou a substituição de pessoas. Em geral, os funcionários nem mesmo podem questionar as operações. Esse modelo de reunião pode ser considerado o melhor por muitas organizações. Mas é preciso repensar: até quando vale a pena desperdiçar pessoas incríveis apenas pela falta de tempo para explicar realmente o que se espera de um projeto?

Ou ainda pelo excesso em fazer com que essas explicações se repitam, mesmo que não resultem em soluções coerentes? A cultura da empresa não pode ficar estagnada por atitudes como essas, ou os colaboradores perderão o interesse rapidamente em seu trabalho.

Faça perguntas importantes para realizar reuniões inteligentes

Se você considerou a cultura de sua empresa e determinou que precisa conservar algumas de suas reuniões a fim de manter o êxito da tomada de decisões que teve até agora, ainda precisa trabalhar na eliminação de reuniões ad hocvenenosas. Antes de aceitar o agendamento ou de participar de outra reunião do gênero, faça a si mesmo estas perguntas:

Uma reunião é necessária? Existem opções que exigem menos tempo?

Pode ser que o trabalho ou as discussões que tomarão forma no encontro marcado possam ser realizados por e-mail. Você poderia configurar um sistema para que as pessoas simplesmente se comuniquem a cada etapa do projeto que for finalizada, evitando reuniões desgastantes.

Quem realmente precisa estar lá nesse encontro? São todos que integram a equipe, ou existem alguns participantes que seriam opcionais?

Se a participação de um colaborador, ou mesmo a sua, não for necessária por todo o tempo da reunião, é interessante solicitar o envio da opinião apenas por e-mail, por exemplo. Verifique essa demanda, antes de marcar uma reunião com diversos colaboradores que nem precisavam estar efetivamente por lá.

O que posso fazer para garantir que a reunião tenha foco e seja totalmente interativa? Existem objetivos claros para ela? Todos os materiais necessários foram compartilhados? Os itens de ação serão recolhidos e enviados após a reunião?

Se o organizador da reunião não enviar uma agenda com antecedência, a reunião deverá ser cancelada. Isso alertará sua equipe de que o tempo das pessoas é valioso e não pode ser desperdiçado. Para esse fim, você também deverá definir algumas regras básicas: aparecer na hora e sempre preparado; desligar o telefone celular; e participar com total dedicação.

Toda reunião deve terminar com resultados evidentes e disponíveis, para que os participantes possam consultar mais tarde. Isso significa que alguém precisa ser encarregado de criar atalhos fáceis de entender, e de determinar itens de ação — com responsáveis ​​e prazos. Para evitar que isso pareça um fardo, mude este encargo de pessoa a cada reunião. Tal iniciativa modifica o engajamento e impede que os colaboradores sintam que não são participantes valiosos na discussão em si.

Essas perguntas devem identificar quais reuniões ad hocprecisariam mesmo ser sustentadas e convertidas em reuniões regulares. Ao alimentar reuniões regulares, você cria mais estrutura para o processo e elimina a necessidade de outras reuniões inúteis de última hora.

As reuniões em si não são vilãs; apenas se forem mal planejadas. Ao travar uma guerra contra as reuniões improdutivas, a sua equipe pode não só poupar tempo e dinheiro, como também será mais capaz de utilizar ambos os recursos para conseguir mais resultados positivos.

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Texto-base:https://www.entrepreneur.com/article/307214

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